Já não é novidade que o mundo vive frequentes transformações digitais. Uma das consequências do fato é a mudança no comportamento do consumidor e a necessidade de empresas se adaptarem. Com isso, é fundamental a atenção ao planejamento e à gestão de todo o negócio. A metodologia Kanban é uma das estratégias para tal finalidade.
Conhecida como um sistema de comunicação interna, ela orienta produções, organiza projetos e preza pela melhoria na administração do tempo. Para isso, baseia-se em referências visuais, com o uso de cartões de cores distintas.
Sabendo que a baixa qualidade na gestão empresarial é considerada uma das causa mortis de empresas, segundo o estudo do Sebrae, então, é fundamental aos gestores a aplicabilidade de ferramentas que auxiliem nessa questão. Continue a leitura e descubra tudo sobre a metodologia Kanban.
O Kanban
Era final da década de 40, quando a Toyota percebeu a necessidade de alterar seu método de trabalho. Com a devastação após o fim da 2ª Guerra Mundial, a filosofia de economia de escala, manutenção de grandes estoques e produção em massa já não trazia os resultados esperados.
A ideia era eliminar desperdícios e evitar o acúmulo de produtos sem giro. Implementou-se, assim, a fabricação enxuta — lean manufacturing, prezando pela economia de recursos e produção sem defeitos.
Diferentemente do antigo sistema, o Fordismo, agora, além de haver mais flexibilidade na produção, a inspeção da qualidade era feita não mais no fim, mas durante todo o processo. Além disso, com a produção puxada — iniciada, apenas, a partir de uma solicitação —, não havia mais acúmulo de estoque.
Todavia, funcionários começaram a sentir falta de uma comunicação mais prática e eficiente, que avisasse o momento em que a próxima etapa poderia ser começada. Surgia o Kanban.
O funcionamento do Kanban
O Kanban é uma espécie de metodologia ágil, também denominada como sistema visual de comunicação, que utiliza cartões de diferentes cores e tamanhos para designar e especificar tarefas. Isso auxilia a aprimorar a gestão de produção e a controlar os fluxos de atividades.
Apesar de o método ser adaptativo a cada realidade de empresa, de maneira geral, dividem-se as tarefas em colunas, no quadro, de acordo com os seguintes status:
- aguardando;
- em produção;
- entregues;
- concluídas.
Para cada coluna, é dada uma cor de cartão. A depender da necessidade, símbolos e números também podem ser usados, para sinalizar uma particularidade. O objetivo é integrar a equipe e unificar, de modo prático, as informações.
As vantagens do Kanban
Tendo foco na melhoria da gestão, pode-se dizer que o Kanban apresenta as seguintes vantagens.
Evita ociosidade
Apesar de ter sido usada, primeiramente, em setor industrial, a metodologia pode ser aplicada em qualquer tipo de negócio, como escritórios e prestadores de serviço. Ela evita que os funcionários fiquem ociosos ao longo da jornada de trabalho, pois aumenta a organização nas atribuições e responsabilidades.
Reduz custos
Ganha-se produtividade, pelo fato de cada atividade receber mais foco. Setores da empresa e membros da equipe trabalham de maneira mais sinérgica, objetivando a entrega de um produto ou serviço com mais qualidade e eliminação de desperdícios. Dessa forma, diminuem-se custos financeiros e proporciona otimização de tempo.
Potencializa os resultados
O Kanban permite eficiência no processo, a partir de uma visão panorâmica e da priorização de tarefas. É possível perceber quais atividades são urgentes, identificar gargalos em parte do processo e liderar a equipe com mais sucesso.
Os tipos de Kanban
De maneira geral, os tipos de Kanban são os seguintes.
Kanban de movimentação
Esse tipo de Kanban autoriza a transferência de produtos para a próxima etapa, ou, ainda, entre fornecedor e cliente. Usualmente, é anexada uma etiqueta em cada mercadoria, sinalizando um status. Depois, ela é trocada no próximo passo. Um dos principais objetivos é evitar gargalos entre uma etapa e outra.
Kanban de produção
É uso mais comum do Kaban e pode ser implementado na produção de um produto ou serviço. Na prática, ele segue a mesma ideia explicada no tópico “funcionamento do Kanban”, com criação de colunas e cores para cada status da tarefa.
Uma sugestão de uso é na aplicação daquelas estratégias de atração e fidelização de clientes, explicadas em cursos de marketing digital. No objetivo de monitorar as ações em redes sociais, pode-se distribuir responsabilidades na estruturação de estratégias de marketing digital, da seguinte forma:
- ideias de conteúdos;
- conteúdos em produção;
- conteúdos finalizados;
- publicações agendadas;
- publicações feitas.
Isso facilita o acompanhamento das práticas.
A aplicação de Kanban nas empresas
A implementação do Kanban segue os seguintes passos.
Mapeie processos
A primeira etapa é identificar os processos existentes em uma produção e dividi-los em partes. O objetivo é transformar cada pequena atividade em uma coluna do Kanban. O resultado mostrará como ocorre o fluxo de trabalho.
Dessa forma, em vez de microgerenciar pessoas e delegar a elas deveres para que se mantenham ocupadas, foca-se no gerenciamento de processos de trabalho e entende-se o que pode ser feito a fim de otimizar o flow.
Padronize etapas
O passo seguinte é definir padrões de cores, nomes e símbolos. Esse esforço auxiliará a comunicação visual entre os membros da equipe ou setores, um requisito primordial para a sinergia e a troca adequada de informações.
Treine colaboradores
O processo apenas tem eficiência quando todos entendem como usar a ferramenta, visto que uma pequena falha em uma etapa tende a comprometer o resultado da seguinte. Sendo assim, recomendam-se treinamentos e reuniões para a explanação e eliminação de confusões.
Insista na melhoria contínua
Durante a execução dos processos, comumente encontramos pontos que necessitam de otimizações. Implementar a melhoria contínua deve ser um propósito da metologia.
Pense no desenvolvimento tecnológico
Montar um fluxo em um quadro físico é um bom começo. Contudo, em projetos avançados ou em trabalhos remotos, isso não atende as necessidades das equipes. As soluções digitais, então, tornam o serviço mais prático.
A versão online da ferramenta tem, ainda, a efetividade de contar com automações, permitindo mais integração, facilidade nas alterações e novas possibilidades no processo de comunicação. Encontrar informações dessa forma também é mais fácil, bastando filtrar os dados de interesse.
Como vimos, o método Kanban é usado há anos, com a finalidade de otimizar produções e processos empresariais. Por fornecer flexibilidade e transparência, costuma trazer resultados mais promissores às organizações. É importante ter em mente que quem deseja gerar resultados auspiciosos, não pode negligenciar uma boa gestão.
Ainda pensando nisso, promover uma experiência positiva ao cliente em todas as fases do processo é essencial. Sendo assim, aprenda no próximo artigo como tornar a empresa Customer Centric.
