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Confira o papel do ERP na gestão digital

Emeritus |18 fevereiro, 2020 | 6 - minutos para ler

Cada setor de uma empresa gera uma grande quantidade de informações que deve ser analisada para que os diagnósticos sejam acertados e os processos se tornem mais eficientes. Por isso, o ERP é tão essencial às organizações. A sigla significa Enterprise Resource Planning, que, na prática, é um sistema de gestão que integra todas as áreas de uma empresa, otimizando os procedimentos internos.

No Brasil, tanto micro, pequenas, médias e grandes empresas usam sistemas ERP. Segundo pesquisa do Portal ERP, entre 2017 e 2018, 56% das organizações entrevistadas investiram até R$ 150 mil nos sistemas de gestão — até porque contar com esse software se torna um diferencial competitivo.

Quando toda a companhia é gerenciada por um mesmo sistema, a comunicação entre todos os departamentos é mais clara, integrando administrativo, financeiro, RH, logística, marketing, entre outros. Porém, com os avanços tecnológicos, é interessante refletir sobre as inovações dos ERPs, que migraram para nuvens e trazem mais vantagens. Neste texto, você entenderá os benefícios dessa evolução e como se manter atualizado.

A importância de um ERP

Entre as necessidades de acompanhamento de uma organização estão faturamento, controle de estoques, produção, compras, análise fiscal, RH e financeira, por exemplo. Ao trabalhar esses dados sem integração, é complicado ter uma visão geral da empresa e saber quais setores precisam ser revistos ou otimizados.

Quando os dados estão centralizados, as decisões são tomadas com mais segurança. E, como o ERP integra as mais diversas camadas de uma organização, podemos citar como vantagens:

  • redução de erros: ao controlar e analisar os processos por meio de um software, é mais fácil ver quais são as falhas, podendo corrigi-las o quanto antes — sem a burocracia de passar por vários setores;
  • padronização de processos: sejam eles emissão de notas fiscais, atendimento ao cliente, contratos, entre outros. Ao padronizá-los, o tempo acaba sendo mais bem aproveitado em tarefas mais estratégicas;
  • melhora da produtividade: ao automatizar processos e centralizar a informação, menos tempo é perdido com tarefas repetitivas e na busca de dados. Assim, as equipes podem focar em suas tarefas high touch, que pedem mais cuidado;
  • redução de custos: seja na diminuição de pessoal — já que muitos encargos foram automatizados, seja no retrabalho ou por conta das decisões mais acertadas, baseadas em dados;
  • gestão de estoque: quando se tem um domínio exato do que é preciso para as atividades do dia a dia, gasta-se menos com estoque, possibilitando às empresas ter mais capital de giro.

A evolução do ERP

Com a revolução tecnológica que vivemos e as tecnologias disruptivas chegando a todo momento para otimizar as rotinas, o ERP não ficaria sendo apenas o que é, certo? Hoje, podemos falar no Cloud ERP, por exemplo, um sistema que mantém os dados na nuvem para facilitar o acesso.

Com essa novidade, os serviços de software devem seguir demandando investimentos corporativos, fazendo com que as decisões das companhias estejam relacionadas a ambientes on-line, com alta quantidade de dados disponível nos sistemas em nuvem.

Dessa maneira, as empresas devem voltar os seus olhos à quantidade de dados gerados e como fazer as análises para obter insights expressivos aos negócios. Além disso, ser uma companhia data driven envolve fazer a gestão dessas informações com data science e analytics.

Um sistema ERP Cloud também permite a incorporação de novas tecnologias, como Machine Learning e Inteligência Artificial — em curto prazo, essas inovações devem substituir as funções tradicionais de back-office de um ERP tradicional. Assim, é possível aperfeiçoar e inovar um software, garantindo à gestão digital mais diferenciais competitivos.

Quando começar a digitalizar o seu ERP? O quanto antes, para não perder espaço em seu mercado. Até porque, de acordo com uma pesquisa da Gartner, até 2022, mais de 60% das empresas devem optar pela oferta de serviços de Cloud gerenciados por um provedor externo.

Conheça os benefícios relacionados ao ERP Cloud

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Acesso remoto. Mais tecnologia envolvida. Novas informações e possibilidades. A seguir, você entende como ERP na nuvem pode trazer diferenciais necessários a uma empresa.

Gestão integrada

Com esse sistema, você tem todas as áreas integradas em tempo real. Por exemplo, o financeiro é atualizado a cada novo avanço do time de vendas, o que permite uma visão mais aprofundada e correção rápida da estratégia, quando necessário.

Economia no armazenamento de dados

Ao armazenar as informações da sua empresa localmente, em servidores no próprio ambiente de trabalho, é preciso investir em manutenção, para ter backups de segurança com determinada periodicidade. Porém, quando o ERP está na nuvem, esse gasto deixa de existir, já que quem fornece o software também costuma ser responsável pelo armazenamento de dados.

Possibilidade de escalar

Uma vez que você conta com data analytics e tem a equipe voltada ao core business e às estratégias, a possibilidade de escalar a operação sempre que necessário é muito maior. Até porque há menos erros no processo e mais foco em crescimento.

Acesso remoto

A realidade e a disrupção dos processos hoje envolve trabalho remoto, rotinas de home office e muita viagem para concluir vendas. Por isso, quanto mais facilidade no acesso remoto, melhor. O ERP na nuvem possibilita que o sistema seja acessado independentemente do local onde você e demais colaboradores estejam, sem dificultar a produtividade.

Vantagem competitiva

Quando se tem dados, integração e acesso remoto sempre que preciso, é possível desenvolver uma vantagem competitiva perante outras empresas que ainda não atualizaram os seus processos. Em contrapartida, manter-se desatualizado faz com que você acabe perdendo inúmeras possibilidades.

Considerações antes da contratação do ERP em nuvem

Ok, você já entendeu a importância de contar com um ERP Cloud para uma gestão digital competitiva e focada em crescimento. Porém, a migração entre os sistemas deve ser muito bem analisada. Por exemplo, ao estruturar os processos de sua empresa para saber qual o ERP contratar.

A equipe também precisa de treinamentos para entender as possibilidades da ferramenta, assim como visualizar os workflows para que o impacto seja mínimo e a adaptação e o crescimento sejam acelerados.

Se a segurança de dados é uma preocupação, já que as informações não estão mais restritas à sua organização, saiba que o fornecedor do armazenamento em nuvem é obrigado a seguir protocolos internacionais de segurança e deve ser responsável pelos danos causados às informações corporativas. Também são feitos backups frequentes para que nada seja perdido.

Um dos maiores desafios para as empresas com sistemas de ERP tradicionais é mantê-los sempre funcionando, sem diminuir a produtividade. Pensando nisso, um sistema ERP Cloud elimina esse ruído, pois conta com um provedor que trabalha com espelhamento de servidores. Ou seja, se um deles apresentar uma complicação, outro será acionado instantaneamente, sem danos ao trabalho.

A utilização de softwares na nuvem, como o ERP, é uma realidade difícil de negar e que traz muitas vantagens à gestão, como você viu. Assim, repensar os seus sistemas o quanto antes e fazer uma migração acertada são desafios necessários.

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