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Videoconferência: o guia completo para otimizar suas reuniões online

Emeritus |22 julho, 2020 | 6 - minutos para ler

Quando a empresa conta com colaboradores que realizam trabalho remoto ou precisam fazer reuniões com pessoas que não têm como comparecer à sede, é preciso encontrar alternativas que permitam a comunicação entre todos. Entre as soluções proporcionadas pela tecnologia, a videoconferência merece especial atenção dos gestores.

Como essa ferramenta permite a interação por voz e vídeo de várias pessoas ao mesmo tempo, é possível alcançar resultados tão efetivos quanto os obtidos nos encontros presenciais. Porém, a empresa deve adotar alguns cuidados para otimizar as reuniões online e atingir os objetivos desejados.

Assim, devido ao crescimento da inovação digital no Brasil e a necessidade de se adequar aos encontros a distância, preparamos um guia completo sobre a videoconferência e as principais informações para otimizar a realização de reuniões online na sua empresa!

O que é uma videoconferência?

A videoconferência é uma ferramenta utilizada para a realização de reuniões a distância, oferecendo uma solução importante para os casos em que não é possível reunir todos na mesma sala. Assim, os participantes usam um aplicativo para a transmissão de áudio e vídeo, permitindo a comunicação com os demais.

Com o uso cada vez maior da tecnologia no mercado e o crescimento do trabalho remoto no Brasil, que aumentou em 30% após a pandemia, as empresas precisam se adaptar a essa realidade e encontrar meios de manter uma boa comunicação com toda a equipe.

Nesse cenário, as reuniões feitas por vídeo podem ser bastante efetivas, permitindo uma aproximação maior entre líderes e colaboradores, mesmo diante do trabalho remoto. Além disso, não há dúvidas de que o uso dessa ferramenta é uma das tendências do mercado.

Estatísticas divulgadas pela Skill Scouter afirmam que, desde 2017, houve um crescimento de 87% no volume de pessoas que utilizam videoconferências, demonstrando a relevância dessa ferramenta para os negócios.

Como a reunião remota funciona na prática?

Com a era digital, o uso das videoconferências é cada vez mais frequente. Então, a preparação para utilizar essa ferramenta e entender como ela funciona precisa estar no pipeline de liderança. Sem isso, surgem mais dificuldades para a adoção do regime home office e a manutenção de todos os processos da empresa a distância.

No entanto, apesar das dúvidas que surgem sobre a aplicação dessa estratégia na empresa, o seu funcionamento é bastante simples. A ideia é a mesma de uma reunião: a equipe se reunirá em determinado horário para discutir os temas propostos previamente.

A diferença é que a comunicação será feita por computador ou dispositivos móveis, com uso de aplicativos específicos e conectados à internet, sem exigir que todos estejam no mesmo local físico. Por fim, as funcionalidades disponíveis, como compartilhamento de tela, chat e envio de arquivos dependem da ferramenta escolhida para realizar a reunião.

Quais são os benefícios da videoconferência no trabalho remoto?

Essa é uma ferramenta importante para a gestão da empresa, especialmente quando existem empregados em regime de trabalho remoto. Sua aplicação traz diversos benefícios, conforme listamos a seguir.

Agilidade na comunicação

videoconferência

Um dos pontos fundamentais é a agilidade na comunicação. Quando as pessoas atuam em diferentes lugares, as reuniões exigem um esforço maior para encaixar as agendas, principalmente diante da necessidade de considerar questões como deslocamento, agendamento de viagens e outros fatores relevantes.

Como a videoconferência exige apenas um dispositivo que permita o uso do aplicativo escolhido e a conexão com a internet, é possível garantir uma comunicação mais ágil. Não será preciso aguardar longos períodos entre a identificação da necessidade de uma reunião e a sua realização, pois é mais simples conseguir encaixar esse compromisso nas agendas de todos.

Efetividade na comunicação

A comunicação também se torna mais efetiva com o uso de videoconferências. Diante da necessidade de resolver determinados assuntos com rapidez, as pessoas acabam adotando outros meios de comunicação, como aplicativos de mensagens e e-mails.

No entanto, apesar de serem opções válidas e importantes para o relacionamento no trabalho, elas podem dificultar o entendimento e prolongar a conversa além do que seria necessário devido aos tempos de resposta. A videoconferência, por liberar áudio e vídeo, proporciona mais clareza no debate, aumentando a efetividade do diálogo.

Maior alinhamento da equipe

O alinhamento de todos os processos da empresa exige comunicação constante entre toda a equipe. Quando isso é feito apenas por ferramentas de mensagens ou conversas individuais, fica mais difícil garantir que todos consigam interagir, apresentar feedbacks e esclarecer dúvidas.

Com a realização de uma reunião por vídeo, todos os profissionais participam da conversa em tempo real, evitando a perda de informações importantes ou mal-entendidos que podem surgir ao interpretar um e-mail ou uma mensagem. Dessa forma, todos ficam mais alinhados em relação às estratégias que devem ser observadas na empresa.

Mobilidade

Como a reunião é feita a distância, todos os envolvidos contam com maior mobilidade. Não estar na cidade em determinada data, por exemplo, não impede a participação de um membro da equipe, desde que ele tenha acesso à internet.

Essa mobilidade também é um fator que facilita a adoção do home office, prática importante entre os pilares da sustentabilidade empresarial e, muitas vezes, necessária diante de cenários específicos, como a pandemia de coronavírus.

Aumento da produtividade

Todos os fatores anteriores garantem um aumento na produtividade da equipe, já que reduzem o tempo exigido para atender às reuniões e facilitam a comunicação entre a empresa e os colaboradores. Sem dúvidas, esse é um fator que traz impactos ao andamento dos processos internos e aos resultados dos negócios.

Sobre o tema, os estudos da Skill Scouter demonstram que 94% das empresas que usam videoconferência para reuniões conseguem se beneficiar de maior produtividade. Em complemento, 43% dos trabalhadores que utilizam essa ferramenta com sua equipe acreditam que isso pode aumentar o seu rendimento, mesmo em trabalho remoto.

Quando a videoconferência pode ser utilizada?

A videoconferência tem diversas aplicações no cenário empresarial, mas é necessário preparar toda a equipe para isso. Verifique como é o acesso à tecnologia e se é preciso adquirir aparelhos ou softwares, treinar os colaboradores ou trabalhar melhor a cultura empresarial para adaptar a equipe ao uso dessa ferramenta.

Com todos esses requisitos observados, as videoconferências podem ser usadas em todas as situações que exijam o contato entre colaboradores ou líderes, por exemplo:

  • reuniões de status de time;
  • brainstorms;
  • briefings de novas demandas;
  • apresentação de relatórios;
  • feedbacks entre as equipes;
  • apresentação de trabalho para o cliente;
  • alinhamentos em geral.

O que é necessário para realizar uma boa videoconferência?

A realização de videoconferências pode acontecer em diferentes oportunidades e traz muitos benefícios. Contudo, é preciso adotar alguns cuidados para que a reunião siga da melhor forma. Exatamente por isso, listamos os principais itens essenciais para implementar essa prática na empresa.

Aplicativo para videoconferência

Para realizar uma videoconferência, é preciso ter uma ferramenta adequada, que permita o acesso de toda a equipe envolvida, com suporte para áudio, vídeo e outras funcionalidades importantes, como o compartilhamento de tela. Existem diversas opções pagas e gratuitas no mercado, então faça uma análise de quais são as necessidades da empresa durante as reuniões para determinar qual é o aplicativo mais adequado.

Após essa escolha, informe todos os envolvidos para que eles também providenciem a ferramenta e consigam fazer todas as configurações exigidas para acessá-la. Caso seja necessário, ofereça treinamento para que todos aprendam a utilizá-la corretamente, a fim de evitar problemas ou atrasos durante as reuniões.

Internet de qualidade

Como os aplicativos utilizam a internet para ativar a videoconferência, todos os participantes devem contar com uma conexão de qualidade durante a participação, para que ela suporte a execução de todos os recursos. Considerando que é preciso realizar a transmissão de áudio, vídeo e, em alguns casos, o envio de arquivos ou imagens, uma boa velocidade no serviço de telefonia é imprescindível para o sucesso da reunião.

Microfones e fones de ouvido

videoconferência

Para conseguir conversar durante a reunião, é preciso ter um microfone, a fim de que todos consigam compreender o que for falado. Porém, como ele captará todos os ruídos do ambiente, também é preciso contar com fones de ouvido para o som. Caso contrário, surgirão ecos que atrapalharão o andamento da conferência.

Nos estudos realizados pela Skill Scouter, 46% dos usuários acreditam que a qualidade do áudio é um dos fatores que prejudicam uma boa comunicação durante a videoconferência. Portanto, é importante que todos tenham bons equipamentos para falar e ouvir.

Câmera e iluminação

O ideal é que todos os participantes ativem as câmeras, a fim de melhorar a interação entre a equipe. Com o objetivo de ter bons resultados, é preciso fazer testes de imagem para verificar se a resolução está adequada, se o ambiente é bem iluminado e para garantir um bom enquadramento.

Os notebooks costumam vir com câmeras, mas os colaboradores que trabalham com desktops provavelmente não terão essa ferramenta. Nesse caso, é possível utilizar o smartphone ou o tablet durante a reunião, ou instalar aplicativos para que os aparelhos sejam usados como webcam no computador.

Local silencioso

A videoconferência deve ser feita em um local silencioso para evitar interrupções e problemas decorrentes de ruídos externos. Na empresa, vale a pena ter um espaço específico para isso, caso os líderes e os colaboradores envolvidos não tenham salas individuais.

No caso da equipe em regime de trabalho remoto, é interessante que os colaboradores tenham um espaço adequado em casa para se isolar do ambiente externo, principalmente quando há outros moradores. Aqui, é importante que a empresa repasse informações sobre as melhores práticas durante a reunião.

Como tornar as reuniões por vídeo mais produtivas?

É certo que as videoconferências trazem benefícios para as empresas em diversas situações. Entretanto, podem surgir algumas dificuldades para que todos consigam se adaptar ao sistema e garantir uma boa produtividade. Diante desse cenário, existem diversas dicas para otimizar as reuniões. Conheça as principais!

Envie instruções com antecedência

Os responsáveis pela reunião devem se organizar para enviar todas as instruções de acesso aos participantes, incluindo data e hora do encontro, programa utilizado e dicas para a instalação ou uso do aplicativo. Também é possível enviar alguns dados, como:

  • assuntos que serão abordados;
  • previsão de duração;
  • lista de participantes.

A antecedência é essencial para garantir que toda a equipe terá acesso às instruções e condições de se organizar para comparecer pontualmente. Isso tudo colaborará com o bom andamento da reunião, principalmente para evitar ausências e atrasos.

Caso a realização de videoconferências seja uma inovação na empresa, esse também é o momento de explicar como elas funcionam, os benefícios e as boas práticas que devem ser adotadas durante a reunião.

Tenha um planejamento

O planejamento relacionado à reunião remota se refere a dois conceitos distintos: a organização do espaço e a criação de um roteiro. É importante que todos, especialmente os líderes, tenham um local adequado e equipamentos de qualidade para o encontro.

Além disso, é necessário criar um bom roteiro com todos os assuntos que devem ser abordados na reunião, incluindo o levantamento de dados, o destaque dos pontos de atenção e o desenvolvimento da apresentação que será utilizada, se for o caso.

Considerando eventuais limites de tempo, vale a pena organizar os tópicos por ordem de relevância. Fazendo isso, é possível garantir que os assuntos mais importantes serão tratados de forma aprofundada para que a reunião atinja os seus objetivos.

Defina regras para o encontro

videoconferência

O uso da videoconferência pode ser uma novidade e gerar dúvidas entre os participantes sobre as melhores práticas. Dessa maneira, é importante que os líderes criem regras que deverão ser seguidas durante o encontro, com dados como:

  • uso de equipamentos;
  • necessidade de manter a câmera ativa;
  • normas para uso do microfone;
  • vestimentas;
  • postura;
  • ambiente escolhido.

Aqui, vale a pena destacar algumas regras sobre as distrações, como uso de e-mails, aplicativos e outros sites durante a transmissão. É importante conscientizar os colaboradores sobre a importância do encontro e mostrar que, dentro do possível, eles devem seguir as mesmas atitudes que teriam em uma reunião presencial.

Determine quem fará a ata

Os registros da reunião são fundamentais para o controle dos assuntos que foram abordados, a marcação dos pontos de atenção identificados e o registro das decisões tomadas. Para facilitar o processo, tenha uma pessoa responsável por elaborar esse documento.

Mesmo reuniões simples exigem a coleta de dados, a fim de que os gestores tenham acesso às informações necessárias para uma tomada de decisão acertada. De preferência, tudo deve ser registrado em um software adequado para facilitar a análise, colaborando com as estratégias de Business Intelligence da empresa.

Crie momentos de descontração

Ficar diante de câmeras pode ser uma prática desconfortável e incomum para algumas pessoas. Por isso, o líder precisa saber como fazer com que a equipe se sinta à vontade. Iniciar a reunião com uma apresentação e criar alguns momentos de descontração são atitudes que ajudam a manter uma conexão mais humana durante a chamada.

O segredo para o sucesso é se pautar no bom senso para evitar excessos, sabendo medir os níveis de seriedade e os momentos mais propícios para relaxar. Considere sempre os objetivos da reunião, as pessoas envolvidas e as boas práticas determinadas nas regras criadas pela empresa.

Escolha uma boa ferramenta

Por fim, o programa utilizado na videoconferência tem grandes impactos em seu resultado, tendo em vista que as funcionalidades e a estrutura fornecida afetam o andamento do encontro. Como consequência, é essencial que os líderes invistam um tempo para conhecer as ferramentas disponíveis, a fim de escolher uma que supra todas as necessidades.

Quais são as principais ferramentas para videoconferência?

Diversas empresas desenvolveram ferramentas que podem ser usadas nas videoconferências, então um bom líder na era digital precisa conhecer e avaliar as opções para encontrar a mais adequada. Com o objetivo de auxiliar nessa tarefa, listamos as ferramentas, suas funcionalidades e seus benefícios. Acompanhe!

Google Meet

Essa é a ferramenta criada pelo Google para viabilizar as videochamadas com foco nas empresas. A criação de salas só pode ser feita por quem é usuário Premium, mas o acesso é liberado para qualquer pessoa que seja convidada.

Existem três tipos de pacotes para a contratação, a fim de atender os diferentes perfis de negócio. As reuniões comportam até 250 participantes e transmissões ao vivo para até 100 mil espectadores. Também é possível gravar e salvar os encontros no Google Drive, o que permite a disponibilização do conteúdo para quem não participou, além de facilitar o registro de todos os assuntos tratados.

Outro benefício dessa ferramenta é a integração com agendas online que registram o horário e também colhem a confirmação de presença de quem for convidado. O Google Meet funciona diretamente nos navegadores e também pode ser baixado para dispositivos móveis Android ou iOS.

Skype

O Skype é um aplicativo de mensagens bastante conhecido por apresentar suporte para áudio e vídeo. Apesar de ser mais utilizado de modo doméstico, essa é uma opção que deve ser analisada nas empresas.

O maior benefício é que ele pode ser utilizado de forma gratuita, com a criação de salas para até 50 usuários, mas o número de transmissões de vídeo varia de acordo com o dispositivo. Por isso, é mais recomendado para reuniões simples e não é indicado para quem precisa de um ambiente online mais profissional. O Skype conta com aplicativos para serem usados diretamente no computador ou baixados nos dispositivos Android ou iOS.

Zoom Meetings

O Zoom é um software que apresentou um crescimento incrível nos últimos anos, em especial durante a pandemia de coronavírus. Ele permite a criação de reuniões com até 500 participantes, mas o uso gratuito é limitado a 100 usuários e à duração de 40 minutos.

O administrador deve criar uma sala para a reunião e enviar o link com senha para os participantes. A plataforma pode ser usada em navegadores ou mediante download do programa, que também pode ser instalado em dispositivos Android e iOS.

Microsof Teams

Esse é um aplicativo criado pela Microsoft que permite a criação de videochamadas com até 300 pessoas. Ele disponibiliza 10 GB para armazenamento por equipe e 2 GB por usuário, facilitando o compartilhamento de arquivos. Ainda, conta com versões gratuitas e pagas, com algumas diferenças nas funcionalidades.

O uso é semelhante ao Skype, e é possível editar arquivos de forma colaborativa em ferramentas como Word, Excel, PowerPoint e OneNote. O Teams também permite o compartilhamento da gravação e de anotações da reunião, facilitando a comunicação entre a equipe.

Funções como compartilhamento da tela, mensagens de chat e controles administrativos também fazem parte do aplicativo. Ele pode ser baixado em computadores ou dispositivos móveis Android e iOS.

Quais critérios observar para escolher a melhor ferramenta?

Considerando o volume de opções no mercado, podem surgir dificuldades para escolher a melhor ferramenta para fazer videoconferências na empresa. Desse modo, é preciso entender quais critérios observar para acertar na decisão e encontrar uma alternativa que atenda a todas as necessidades. Os principais pontos que devem ser avaliados são:

  • orçamento disponível para a contratação, se houver;
  • número de participantes nas reuniões;
  • funcionalidades disponíveis — compartilhamento de tela ou arquivos, edição simultânea etc.;
  • duração da reunião;
  • segurança do aplicativo;
  • requisitos do sistema onde ele será instalado.

Uma dica que pode auxiliar na tomada de decisão é fazer um período de testes com as versões gratuitas para entender quais são as reais necessidades da empresa durante as videoconferências e avaliar o funcionamento dos aplicativos.

Isso facilitará a definição do modelo ideal para as reuniões remotas e permitirá uma análise detalhada sobre a ferramenta antes de investir na contratação do serviço, se for o caso. Para isso, considere colher feedbacks de todos os participantes sobre a experiência no uso dos aplicativos, a fim de garantir uma visão completa sobre as vantagens e desvantagens de cada opção.

Como vimos, a videoconferência é uma prática importante para as empresas e se torna essencial diante da adoção do trabalho remoto. Portanto, é fundamental que os gestores, os líderes e os colaboradores compreendam de que maneira ela funciona e como otimizar as reuniões. Nesse cenário, é preciso ter normas bem definidas e avaliar diferentes ferramentas para encontrar a solução mais adequada para o seu negócio.

Depois de entender os benefícios das reuniões remotas e como otimizá-las, aproveite para seguir a leitura do blog e conhecer as vantagens que os cursos online proporcionam para a sua carreira!

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